文書の種類によって、様々な形式の書き方があります。

 

ビジネス文書という言葉でひとまとめにされていますが、目的によって内容を変えていく必要があります。

 

今回は、文書形式の種類と用途を紹介します。

 

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社内文書

社内文書とは、会社の中で使われる書類のことです。

 

他社に見せるものではないので形式にとらわれる必要はないのですが、誰もが見やすいほうが誤報を予防できるため、組織の中でも形式は重要といえるでしょう。

 

指示書

指示書は、特定の相手もしくは部署に指示を出すときに作成する文書です。

 

通知書

通知書は、特定の相手もしくは部署にお知らせするときに作成する文書です。

 

連絡書

連絡書は、通知書と意味は同じですが、こちらは業務連絡などに使われる文書です。

 

通達

通達は、上位機関からの指示を下位機関に伝えるときに作成する文書です。

 

手順書

手順書は、業務マニュアルです。

 

報告書

報告書は、成果をまとめた文書です。

 

議事録

議事録は、社内会議の内容をまとめるために作成する文書です。

 

記録書

記録書は、議事録とほぼ意味は変わりません。ただ、議事録は会議の内容であるのに対し、記録書は会議でなくても使われる文書となります。

 

企画書

企画書は、立案した企画を文書にまとめて提出する書類です。

 

提案書

提案書は、会社にまつわる行事を改善・変更したいときに作成する文書です。

 

稟議書

稟議書は、稟議を行うために作成する文書です。稟議とは、会議の時間削減のために関係者に捺印をもらい、内容を承認してもらうことです。

 

計画書

計画書は、プロジェクトの成功するまでのプロセスをまとめるときに作成する文書です。

 

調査書

調査書は、調査した内容をまとめた文書です。

 

社外文書

社外文書とは、取引先などに見せるときに作成する文書です。

 

社内文書と変わらないものもありますが、企業の代表として提出する書類のため、間違いは極力避けたいところですね。

 

企画書

企画書は、社内文書と同じ内容です。見せる対象が他社かどうかの違いです。

 

通知書

通知書は、社内文書と同じ内容です。見せる対象が他社かどうかの違いです。

 

提案書

提案書は、取引先に提案したい事柄をまとめた文書です。

 

依頼書

依頼書は、取引先に依頼したい内容をまとめた文書です。

 

勧誘状

勧誘状は、勧誘したい相手に提示する文書です。

 

照会状

照会状は、相手に質問したい場合に作成する文書です。『質問状』と同じ意味を持ちます。

 

回答書

回答書は、相手からの問い合わせに回答するときに作成する文書です。

 

督促状

督促状は、料金の未払いや借金の返済を催促する文書です。

 

断り状

断り状は、相手の要望を断るときに作成する文書です。

 

詫び状

詫び状は、相手に誠意をもって謝罪するときに作成する文書です。

 

取消状

取消状は、事前に知らせていた事柄の一部変更、もしくは中止を連絡するときに作成する文書です。

 

抗議状

抗議状は、事実と反する事態に対して相手に抗議するときに作成する文書です。

 

反論状

反論状は、相手の意見に反論するために作成する文書です。

 

見積書

見積書は、請け負った依頼の費用がどれくらいになるかを相手に知らせる文書です。

 

注文書

注文書は、相手に注文するときに作成する書類です。

 

納品書

納品書は、商品を納品するときに一緒に提出する書類です。

 

案内状

案内状は、相手を招待するときに作成する文書です。

 

招待状

招待状は、案内状とほぼ意味は変わりません。ただ、案内状は広い意味で使われるのに対し、招待状は大切な相手を招待するときに使われることが多いです。

 

紹介状

紹介状は、相手を第三者に紹介する場合に作成する文書です。

 

病院で書いてもらえる紹介状と同じ意味です。

 

挨拶状

挨拶状は、相手に挨拶を送るときに作成する文書です。

 

礼状

礼状は、相手に感謝を述べるときに作成する文書です。

 

賀状

賀状は、祝賀の際に送る文書です。年賀状ともいいます。

 

法定文書

法定文書は、何かしらの形で法律の影響を受ける文書のことです。

 

届出書

届出書は、上司に届け出るときに作成する文書のことです。

 

届出書には、有給休暇届、住所変更届、遅刻届、欠勤届、外出届などがあります。

 

許可書

許可書は、許可を求めるときに作成する文書です。

 

認定書

認定書は、特定の相手もしくは組織を認定するときに作成する文書です。

 

契約書

契約書は、契約を交わすときに作成する文書です。

 

覚書

覚書は、必要事項を忘れないように書き記す文書です。

 

念書

念書は、覚書とほぼ意味は変わりません。ただ、こちらは証拠という理由で使われることが多いです。

 

保証書

保証書は、そのモノやサービスを保証するときに作成する文書です。

 

内容証明書

内容証明書は、そのモノやサービスの内容が正しいことを証明するときに作成する文書です。

 

委任状

委任状は、別の人から委任されたことを証明するために作成する文書です。

 

債務

債務は、金銭などを支払う義務をまとめた文書です。

 

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まとめ

文書には、色々な種類があります。

 

それぞれに特有の形式も存在しますが、基本的にはビジネス文書の基本に通じるものがあります。

 

もし、その文書の書き方が分からないときは、ビジネス文書の基本の書き方でも通用する場合があるので、まずはビジネス文書の基本を覚えておくと良いでしょう。

 

ビジネス文書の基本は、こちらの記事でも解説しています▼

ビジネス文書の基本の書き方

 

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